Stand: April 2025

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir, VocalPoint (Zürich, Schweiz), personenbezogene Daten bearbeiten, insbesondere im Rahmen unserer KI-gestützten Telefon- und Terminservices. Sie richtet sich an Nutzer in der Schweiz und der Europäischen Union.

1. Verantwortliche Stelle

VocalPoint (in Gründung)

8000 Zürich, Schweiz

kontakt@vocalpoint.ai (Platzhalteradresse)

Verantwortlich im Sinne des revDSG (Schweiz) und der DSGVO (EU).

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2. Welche Daten wir bearbeiten

Wir bearbeiten personenbezogene Daten bei Nutzung unserer Dienste und Website, darunter:

• Telefonnummern, Namen, Gesprächsinhalte (falls gespeichert), Kalenderinformationen

• IP-Adressen, Zeitstempel, Geräteinformationen

• Eingaben im Kontakt- oder Terminformular

• Website-Nutzungsdaten über Google Analytics

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3. Zweck der Datenbearbeitung

Die Daten werden verarbeitet für:

• Entgegennahme und Verarbeitung von Anrufen

• Terminplanung mittels Calendly

• Verwendung KI-basierter Analyse (OpenAI)

• Statistische Website-Auswertung

• Betrieb und Optimierung unserer Dienste

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4. Gesprächsaufzeichnungen

Wenn Sie unseren KI-Telefonservice nutzen, werden Gespräche zu Service- und Qualitätssicherungszwecken temporär gespeichert.

Speicherdauer: maximal 30 Tage, danach werden die Daten automatisch gelöscht.

Hinweis: Die Speicherung erfolgt ausschliesslich nach Einwilligung, gemäss:

• Art. 179bis StGB (CH)

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (EU)

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5. Automatisierte Entscheidungen

Unsere Systeme nutzen automatisierte Prozesse, z. B. zur Gesprächsweiterleitung oder Vorschlag von Terminen.

Ein Profiling mit hohem Risiko im Sinne von Art. 21 revDSG erfolgt nicht.

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6. Einsatz von Drittanbietern (Datenempfänger)

Verwendete Tools und Dienste:

• Framer – Hosting der Website (EU/USA)

• Twilio – Telefon-API, Gesprächsverbindung (USA)

• OpenAI – Sprachanalyse & KI-Verarbeitung (USA)

• Calendly – Terminplanung (USA)

• Google Analytics – Webanalyse (USA, IP-Anonymisierung aktiv)

• Replit, n8n – Infrastruktur- und Automatisierungsdienste (USA/EU)

Datenübermittlung ins Ausland: erfolgt nur unter Beachtung geeigneter Garantien gemäss Art. 16 revDSG und Art. 46 DSGVO, z. B. Standardvertragsklauseln.

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7. Rechtsgrundlagen

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / Art. 6 revDSG)

• Vertragserfüllung (z. B. bei Terminvereinbarung)

• Berechtigtes Interesse (z. B. Webanalyse)

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8. Speicherdauer

• Gesprächsdaten: max. 30 Tage

• Kalender-/Kontaktinformationen: bis Auftragsbeendigung

• Website-Zugriffe: 14 Monate (Google Analytics)

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9. Ihre Rechte

Gemäss DSGVO und revDSG haben Sie folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 25 revDSG, Art. 15 DSGVO)

• Berichtigung und Löschung

• Einschränkung der Verarbeitung

• Widerspruch gegen Verarbeitung

• Datenübertragbarkeit

Anfragen richten Sie an: kontakt@vocalpoint.ai

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10. Cookies & Tracking

Diese Website nutzt Cookies zur Analyse mit Google Analytics (inkl. IP-Anonymisierung). Beim ersten Besuch erscheint ein Cookie-Banner, das Sie konfigurieren können.