Für Maria Betsoni, die Inhaberin der Massagepraxis „Entspannung pur“ in Zürich war der Alltag oft ein Balanceakt zwischen entspannenden Behandlungen, der Administration und dem ständig klingelnden Telefon. Jedes Klingeln unterbrach den Fluss der Arbeit, unterbrach Gespräche mit Kunden und sorgte für eine innere Unruhe. Es war klar, dass sich etwas ändern musste, aber eine Vollzeit-Rezeptionistin war für die kleine Praxis nicht finanzierbar. Dann entdeckte die Inhaberin den KI-Telefonassistenten von virtueller-empfang.ch – eine Lösung, die das Arbeitsleben revolutionierte.

Das Dilemma: Der ständige Kampf mit dem Telefon

Bevor der KI-Anrufbeantworter im Einsatz war, sah ein typischer Vormittag in der Praxis so aus:

• Die Therapeutin massiert gerade einen Kunden, der sich eigentlich völlig entspannen sollte.

• Das Telefon klingelt. Es wird ignoriert, da gerade keine Annahme möglich ist.

• Es klingelt erneut.

• Später stellt sich heraus, dass es eine Terminanfrage war.

• Ein Rückruf wird getätigt, der auf der Mailbox landet.

• Oder nach Beendigung eines Termins klingelt das Telefon erneut – eine schnelle Frage zu den Öffnungszeiten, die die Vorbereitung auf den nächsten Kunden unterbricht.

Diese kleinen Unterbrechungen summierten sich. Die Therapeutin wechselte ständig zwischen Behandlungen, Kundenempfang und Telefonjonglage. Am Ende des Tages war sie nicht nur von den Massagen erschöpft, sondern auch von der mentalen Belastung, ständig erreichbar sein zu müssen. Schätzungsweise verging mindestens eine Stunde pro Tag, oft sogar mehr, mit Telefonaten, die von der eigentlichen Arbeit abhielten.

Die Lösung: Der neue, unermüdliche KI-Telefon-Agent

Die Einführung des KI-Telefonassistenten war unkompliziert. Er wurde auf die spezifischen Bedürfnisse der Praxis zugeschnitten, mit den häufigsten Fragen „trainiert“ und darauf programmiert, Termine direkt im Online-Kalender zu buchen. Der Effekt war sofort spürbar:

• Keine Unterbrechungen mehr während der Behandlungen: Das Telefon klingelt zwar weiterhin, doch nun ist klar, dass der KI-Telefonassistent den Anruf professionell entgegennimmt. Kunden können sich ungestört entspannen, und die Therapeutin kann sich voll und ganz auf ihre Arbeit konzentrieren.

• Automatische Terminbuchungen und -anpassungen: Der KI-Anrufbeantworter kann jetzt selbstständig Termine buchen, verschieben oder stornieren. Dies ist ein entscheidender Vorteil. Neukunden können sofort einen passenden Termin finden, ohne dass die Inhaberin involviert sein muss. Das bedeutet: keine Notizen mehr von Anrufen, keine zeitraubenden Rückrufe für einfache Terminfragen.

• Beantwortung von Standardfragen: Fragen wie „Wie sind Ihre Öffnungszeiten?“, „Bieten Sie auch Gutscheine an?“ oder „Wo kann ich parken?“ werden nun direkt vom KI-Telefon-Agenten beantwortet. Früher führten diese Anrufe zu ständigen Unterbrechungen.

• Qualifizierte Nachrichten für die Praxisinhaberin: Für komplexere Anfragen, wie die detaillierte Besprechung einer neuen Therapieform, nimmt der KI-Telefonassistent alle wichtigen Informationen auf und sendet sie als Textnachricht. Diese Anrufe können dann gesammelt und in Ruhe zurückgerufen werden, wenn es am besten passt.

Das Rechenbeispiel: 7 Stunden mehr pro Woche!

Eine genaue Analyse ergab folgende Einsparungen:

• Vorher: Mindestens 1 Stunde pro Tag ging für Telefonate drauf, die von der Arbeit abhielten – oft mehr. Das sind 5 Stunden pro Woche (bei 5 Arbeitstagen). Hinzu kamen noch Rückrufe, die abends oder in den Pausen getätigt werden mussten.

• Nachher: Der KI-Telefonassistent übernimmt schätzungsweise 80% der eingehenden Anrufe komplett autonom. Die restlichen 20% sind komplexere Anfragen, bei denen dann gezielt zurückgerufen wird. Der Zeitaufwand für diese Rückrufe ist minimal, da alle Informationen bereits vorliegen.

Konservativ geschätzt spart die Praxis nun mindestens 7 Stunden pro Woche, die vorher mit Telefonmanagement verbracht wurden. Diese Stunden können jetzt für Kunden genutzt werden, um Behandlungen anzubieten, oder für die Weiterentwicklung der Praxis. Manchmal wird die gewonnene Zeit aber auch einfach für eine wohlverdiente Tasse Kaffee und etwas Ruhe genutzt.

Ein Gewinn für die Praxis und die Lebensqualität

Der KI-Telefonassistent ist für die Massagepraxis weit mehr als nur ein Anrufbeantworter. Er ist ein stiller, aber unermüdlicher Assistent, der dafür sorgt, dass kein Kunde unbeantwortet bleibt und die Praxisinhaberin sich auf das konzentrieren kann, was sie am besten kann: Menschen zu entspannen und ihnen zu helfen.

Die Praxis ist nicht nur effizienter geworden, sondern die Inhaberin auch entspannter. Diese 7 Stunden pro Woche sind nicht nur reine Arbeitszeit, sondern auch ein enormes Plus an Lebensqualität. Diese innovative Lösung ist jedem Kleinunternehmer im DACH-Raum, der mit ähnlichen Herausforderungen kämpft, wärmstens zu empfehlen. Es lohnt sich!